Контент

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

7554030a@mail.ru

7554030a@mail.ru

КАК ПРАВИЛЬНО СТАВИТЬ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКАМ ИЛИ ФРИЛАНСЕРАМ

Как правильно ставить задачи сотрудникам или фрилансерам и добиваться их выполнения

Если вам приходилось когда-либо руководить людьми в больших или маленьких компаниях, то, наверняка, вы сталкивались с тем, что ряд поручений не выполняется или выполняется совсем не так, как вы хотели.

С аналогичной проблемой сталкиваются и начинающие предприниматели, когда встает вопрос найма и работы с сотрудниками или фрилансерами. Например, взять контент-менеджера или менеджера по продажам или нанять удаленного программиста, который внесет небольшие правки в сайт. Во многих случаях результат, мягко скажем, получается удовлетворительный. Давайте же разберемся, как улучшить этот результат и добиться четкого выполнения поставленных задач.

 

Т.к. мне приходится много общаться как с предпринимателями малого бизнеса, так и с собственниками бизнеса покрупнее, а также их сотрудниками, то очень хорошо виден срез того, как ставится задача и как она решается подчиненными.

Исходя из этого я постарался описать несколько правил, которые помогут вам ставить перед подчиненными правильные задачи и добиваться их четкого и эффективного выполнения, в том виде, в котором вы хотите. Однако тут есть одна загвоздка, которая может очень сильно мешать…

 

Многие менее опытные руководители считают, что их приказы или поручения должны выполняться беспрекословно, и если сотрудник не смог выполнить его поручение, то он (сотрудник) в этом виноват и нет ему прощения.

И, несомненно, доля его вины тут тоже есть, но, как ни странно, большой процент вины лежит и на самом руководителе, который эту задачу поставил. И как раз самая распространенная причина «провала» — это неправильно поставленная задача. А вот в чем заключается правильность, поговорим чуть ниже.

Говорите о решении задач, а не проблем

Частенько замечаю, что когда руководитель собирает подчиненных, он начинает диалог с описания возникших проблем:

У нас есть проблема – просели продажи на 20%.

У нас большое количество неликвида образовалось на складе.

Поставщики не дают хороших закупочных цен.

Конкуренты стали демпинговать и упал средний чек / маржа и т.д.

Тут нужно сразу понять, что люди (сотрудники) не очень любят решать проблемы, им своих проблем может хватать дома, а тут еще вы со своими лезете. А вот решать задачи – это уже немного другое дело, по крайней мере это уже в более позитивном ключе выглядит. Можно то же самое, но немного перефразировать:

Коллеги, у нас новая задача – нужно увеличить продажи на 20%.

Необходимо увеличить процент ликвидного товара на складе.

Нужно договориться о более выгодных ценах с поставщиками.

Стоит задача поднять средний чек и маржу.

Как видите, глобальный смысл не поменялся, и фронт работы, который нужен по той или иной задаче, остался прежним. Поменялась лишь постановка задачи. И в ряде случаев это уже может немного изменить ситуацию в положительную сторону. Поверьте, сотрудники не очень хотят работать в компании, у которой постоянные проблемы, это очень угнетает на подсознательном уровне. Все хотят работать в стабильных и развивающихся компаниях!

 

Задача должна быть максимально конкретной

Задача должна ставиться таким образом, чтобы она была выражена в каких-то конкретных цифрах. Не просто нужно увеличить средний чек, а нужно увеличить до конкретного значения.

Опорных цифр по задаче может быть несколько. Например, для того чтобы поднять прибыль, можно увеличить средний чек, можно увеличить допродажи аксессуаров, уменьшить закупочную цену, уменьшить процент отказов и т.д. Если невозможно привязаться к цифрам, то необходимо описать то, что вы ждете на выходе, прям по пунктам – 1, 2, 3.

 

Задача должна быть поставлена персонально

Также частенько приходится наблюдать, когда руководитель провел собрание (совещание), и вроде бы все обсудили и даже поставлена правильная задача, но только коллективная. Мол мы все потрудимся на благо компании и решим эту непростую задачу.

А на следующем собрании, когда уже нужен результат, сотрудники начинают друг на друга перекидывать стрелки, типа — «А я думал это Миша должен делать», «А я ждала, когда Маша отчет сделает, мне от нее данные нужны» и подобные отговорки. Иными словами, руководитель в конце собрания должен поставить конкретную задачу каждому сотруднику персонально.

Тут правда есть свой нюанс: вы должны ставить сотрудникам посильные для них задачи, понимая все сильные и слабые стороны подчиненных. Иначе постановка задачи будет просто бессмысленной, если сотрудник не в состоянии ее решить.

Вы должны убедиться в том, что задача понята правильно

Этот момент тоже очень важен. К сожалению, бывает, что ряд руководителей просто не может внятно донести, что же конкретно они хотят получить, объясняя всё в общих чертах, и остаются очень недовольными, когда поставленная задача вроде и выполнена, но совсем в другом ключе.

Также бывает, когда сотрудник может просто не понять, что от него требует начальник и, постеснявшись (или побоявшись) переспросить, сам додумывает то, что якобы от него требуется.

 

Как понимаете, ни одно, ни другое не приводит к хорошим результатам. Поэтому, поставив перед сотрудником задачу, убедитесь в том, что он правильно ее понял, а также понял пути решения этой задачи. Например, запросить какую-то информацию у 10 поставщиков можно при помощи телефона, мессенджера или электронной почты.

Естественно время на выполнение этой задачи при помощи разных инструментов коммуникации будет разным. Если информация нужна срочно, то однозначно телефон, и вы должны это четко проговорить. Иначе можете получить ответ в духе: «Ну я отправил им письма, они пока мне не ответили». Не думаю, что вас такой ответ устроит.

 

Задача должна быть ограничена во времени

Даже если вы поставили правильную задачу и убедились в том, что она понята правильно, отсутствие дедлайна (ограничения по времени) может свести всё на нет.

Грубо говоря, сотрудник просто не будет торопиться ее выполнять, постоянно откладывая сначала на вечер, потом на завтра, а потом и на следующую неделю. В итоге вы рискуете получить всё с очень большим опозданием или вовсе не получить, т.к. про отложенную в долгий ящик задачу можно запросто забыть.

Очень часто подобное наблюдается с фрилансерами, у которых кроме вас есть еще клиенты. И если вы их не ограничиваете жестко по времени, то они могут заниматься вашей задачей чуть ли не в последнюю очередь, или как минимум, не придавая ей приоритета.

 

Сотрудник должен быть мотивирован на выполнение задачи

Да, несмотря на то, что сотрудник может иметь уже окладную часть, в которую включены его должностные обязанности, лишняя мотивация будет совсем не лишней. Это очень важный момент, поэтому остановлюсь чуть поподробнее. Для наглядности приведу пример.

У одного предпринимателя был бизнес, он, конечно, приносил прибыль, но относительно небольшую, которой не хватало, чтобы вывести компанию на уровень выше. Он ставил перед своим начальником отдела продаж каждый месяц планы по продажам, которые выполнялись, конечно, но с очень большим скрипом.

Он пытался завышать немного планку, однако сотрудники, понимая, что до нее не доберут, сдавались раньше времени. В итоге план выполнялся хуже, чем мог бы, если не задирать планку. Начальник бегал постоянно с пеной у рта и доказывал, что они и так еле справляются с планами продаж.

В общем устал предприниматель от этого дела, сел и прикинул на коленке, сколько денег ему потенциально может принести увеличение объема продаж на 20% по результатам года, и понял, что это почти 9 млн рублей прибыли.

Позвал он к себе этого начальника и объявил ему, что планов продаж больше для отдела он ставить не будет. Этим будет заниматься сам начальник для своих подчиненных на свое усмотрение. Однако попросил начальника в течение года увеличить объем продаж на 20%, а если тот выполнит задачу, то получит +1 млн рублей в виде бонуса (помимо его ЗП и премий).

Нужно ли говорить, что объем продаж вырос более чем на 24% за 10 месяцев, при том же начальнике и практически том же составе отдела продаж. Да, пришлось предпринимателю выплатить очень некислый бонус, но он в итоге получил куда большую выгоду!

С мелкими задачами такое, конечно, не прокатит, но суть, надеюсь, вы поняли: грамотно замотивированный сотрудник может горы свернуть.

С фрилансером возможен немного другой подход. Например, когда вы согласовываете с ним задачу и он объявляет, что справится с ней за неделю за 10 тысяч рублей, то постарайтесь разбить эту оплату на основную и бонусную часть. Т.е. сумма оплаты его труда будет те же 10 тысяч, но 50% он получит гарантированно, а оставшуюся половину только в случае, если сдаст работу в срок (либо иное соотношение). Тем самым вы и замотивируете его не затягивать со сдачей, и перестрахуетесь, если попадется любитель покормить «завтраками» или любитель называть нереальные сроки, дабы вы отдали заказ ему, а не кому-то другому.

Вы должны контролировать выполнение задачи

Помимо всего вышеперечисленного важно еще до наступления дедлайна контролировать, как идет выполнение задачи тем или иным сотрудником.

Можно «сверять часы», требуя какие-то промежуточные варианты (если они возможны). В противном случае возможны ситуации, когда всё будет делаться перед дедлайном тяп-ляп, лишь бы было что-то, что можно вам показать, а если вы его завернете с этим решением, то выторговать еще время на доработку.

К сожалению, не все руководители любят контролировать выполнение задач, получая в итоге результат, сделанный на коленке (лишь бы отчитаться для галочки).

Поэтому уделяйте контролю достаточно времени, чтобы к дедлайну вы не получили сюрпризов. Плюс ко всему вы будете видеть, какие ошибки допускаются в процессе, и сможете вовремя помочь их исправить.

 

Как правильно работать с фрилансерами: 7 методик успеха

Работа с фрилансерами уже привычно ассоциируется с дешевизной и сорванными сроками. Вряд ли можно найти человека, который на 100 % успешно взаимодействовал с фрилансерами.

О том, как минимизировать свои риски или организовать работу с фрилансерами себе в удовольствие, разберем в этой статье.

 

Содержание:

1 1. Развиртуализация и планирование

2 2. Контролируйте процесс

3 3. Не верьте словам фрилансеров

4 4. Всегда делайте оплату моментально

5 5. Постоянно напоминайте о себе

6 6. Наймите менеджера, если сомневаетесь в себе!

7 7. Узнайте, как дополнительно связаться с исполнителем

  1. Развиртуализация и планирование

Когда вы выбрали фрилансера для своего задания, необходимо правильно распланировать весь процесс работы.

Для начала необходимо созвониться с фрилансером и голосом объяснить задачу и все основные моменты. Почему именно голосом? Практика показывает, что данный способ способствует развиртуализации. А это благоприятно влияет на весь дальнейший процесс работы (в том числе и по срокам).

Фрилансер упорно отказывается с вами говорить? Это нормально. Многие не любят общаться с заказчиками и предпочитают переписку. Обвинять человека за это нельзя. В таком случае имеет смысл найти другого исполнителя. Время на поиск окупится, хороший фрилансер того стоит.

После беседы необходимо отправить письмо на почту с оговоренными моментами и попросить фрилансера подтвердить их. Это делается, чтобы зафиксировать детали задания. О том, что должно быть в условиях сотрудничества, поговорим ниже.

 

  1. Контролируйте процесс

 

Главная ошибка работодателей — они дают задание, узнают сроки и ждут готовое решение к указанному моменту. Когда приходит нужная дата, решение обычно готово процентов на 40…

Ваше задание необходимо разбить на несколько этапов и назначить сроки на выполнение каждого из них.

Традиционно используется схема 3-х контрольных точек, но все зависит от объема проекта. В среднем на один этап отводится одна неделя. Если проект еще крупнее, количество дней увеличивается.

Очень важно сразу понимать — ваши сроки будут сорваны. Посчитайте, когда вам необходим готовый проект и назначьте выполнение всего проекта с запасом в неделю.

Т. е. укажите финальную дату на неделю меньше (все зависит от объема проекта). Срок будет сорван, но с помощью режима аврала, вы получите готовый проект под нужную вам дату.

На этапе каждой контрольной точки отслеживайте выполнение работы и оценивайте общую успеваемость проекта. Если к первой контрольной точке результат вас не устраивает (плохое исполнение, слишком мало сделано) — прощайтесь с фрилансером. Вы потеряли время, но потеряете еще больше, если продолжите с ним работать.

Где-то в середине работы процесс может начать тормозиться. Необходимо успеть уловить этот момент и выяснить причину. Не стоит угрожать фрилансеру, но легкая стимуляция будет полезна.

Если в итоге ваше задание окажется выполнено точно в срок, считайте, что вы нашли отличного исполнителя. В этих случаях заказчики от радости с удовольствием делают денежный бонус исполнителю.

 

  1. Не верьте словам фрилансеров

 

Жизнь фрилансеров очень сложна. Каждую неделю пропадает Интернет. Каждые две недели ломается компьютер. Также часто исполнители болеют. В перерывах между поломкой компьютера и болезнью случает потоп дома.

Почему идут работать фрилансерами, если столько проблем сваливается на тебя, никто не знает.

Если говорить серьезно, чтобы вам не рассказал фрилансер, вряд ли он напишет вам правду. А какая правда обычно? Лень, более выгодный заказ. Или то, или другое. Иногда действительно может что-то случиться, но вероятность крайне маленькая.

Поэтому существует правило — не верить словам фрилансеров.

Но везде надо искать выход. Когда вам начнут рассказывать об очередной проблеме, необходимо начать искренний разговор.

Пример.

Игорь, у тебя не первый раз уже отключается Интернет. Поэтому мне кажется, что ты просто завален работой и не успеваешь выполнить мой заказ. Я это понимаю. Так как я больше всех заинтересован в своем проекте, мне важно контролировать его выполнение. Давай оговорим реальные сроки, когда он будет завершен.

Это лучший выход из сложившейся ситуации.

  1. Всегда делайте оплату моментально

 

Задержки с оплатой — проблема не только мира фриланса, но и любых компаний. Все любят получать деньги по факту, а не ждать месяцами. Если вы требуете отличного исполнения от фрилансера, позаботьтесь о том, чтобы с вашей стороны все было гладко.

В денежных вопросах мне импонирует схема работы по предоплате.

Для достаточно крупных проектов, где есть контрольные точки я стараюсь делать предоплату 25 % сразу за первый этап. После первой контрольной точки перевожу еще 25 % за второй этап. После второй перевожу 25 % за третий. А оставшиеся 25 % выплачиваю после завершения всех работ. Т. е. не делаю предоплату за последний этап, а оплачиваю его лишь по факту выполнения.

Для мелких проектов предпочитаю сделать сразу предоплату 50 % и оплатить оставшиеся 50 % после выполнения задания.

Фрилансеру куда приятнее работать с заказчиком, который платит всегда вовремя. Такой подход, при длительном сотрудничестве, переводит вас в категорию VIP-клиентов. А это уже своевременное выполнение и полное понимания требуемых задач.

  1. Постоянно напоминайте о себе

 

В «философии» фрилансеров есть правило: если заказчик не пишет — значит ему не горит. Выход — постоянные напоминания о вашем проекте. Важно оговорить в самом начале, что вы периодически будете писать и спрашивать, как идет работа.

Фрилансеры уходят на вольные хлеба ради спокойствия, чтобы не писать ежедневные отчеты, как это принято в некоторых компаниях. Поэтому ежедневные расспросы могут не понравиться исполнителю, даже если работа идет по плану.

Уважайте фрилансеров и обговорите этот момент в самом начале.

Вы можете спрашивать о выполненных задачах за день, успевает ли фрилансер подготовить все к контрольной точке и т. п. Именно в эти короткие переписки вы сможете лучше узнать фрилансера, и уже принять необходимые меры.

 

  1. Наймите менеджера, если сомневаетесь в себе!

 

Фриланс плох тем, что при вашей недостаточной квалификации можно не просто переплатить, но и получить некачественный результат. Как в любой сфере нашей жизни, вам потребуется время на изучение материалов по вашей теме и понимания рынка.

Если не хотите тратить время впустую — наймите себе менеджера для фрилансеров. Это человек, которому вы будете описывать требуемые задачи. Его роль будет заключаться в поиске исполнителей для их решения и контроль качества.

Суть этого метода идеально подходит бизнесменам. Вы платите за решение ваших проблем, а каким образом они решаются — не ваше дело.

В нашем Центре мы оказываем помощь по работе с фрилансерами для наших клиентов (по услугам, которые вне наших возможностей). Причем совершенно бесплатно. Мы заинтересованы в успешном выполнении вашего проекта и стараемся помочь всеми возможными способами.

 

  1. Узнайте, как дополнительно связаться с исполнителем

 

В завершении достаточно важный момент. Вам необходимо выяснить, как можно связаться с вашим фрилансером помимо традиционного канала связи. Общаетесь через Skype? Узнайте профиль в ВКонтакте/Facebook, возьмите адрес e-mail и даже номер мобильного телефона.

Первый голосовой контакт, о котором я писала в самом начале, можете провести через сотовую связь. Если вы из одной страны. Отличный способ для первого контакта и вы сразу узнаете номер телефона.

В жизни может случиться всякое, фрилансеры тоже люди. А если исполнитель вдруг пропал, обилие контактов позволит с ним связаться и устроить откровенный разговор.

Такими получились основные моменты по работе с фрилансерами. Проблем много, но толк тоже есть. Иногда фриланс спасает, когда требуется сделать что-то быстро. И, естественно, он подкупает нас своей дешевизной и простотой.

Поэтому еще важнее следовать всему вышеописанному, чтобы получать максимальный результат от работы фрилансеров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *