Контент

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

7554030a@mail.ru

7554030a@mail.ru

Построение эффективных бизнес-систем

Анализ и проектирование систем

 

Предлагаемый документ затрагивает как фундаментальные, общеизвестные термины и понятия, так и размытые, нечёткие определения, смысл которых разнится в зависимости от контекста и читателя.

Для того чтобы минимизировать разночтения, каждый раздел снабжается словарём.

При этом есть важные вещи, общие для всего документа, о которых я бы хотел договориться, прежде чем двигаться дальше.

Совет: прежде чем начинать читать новый раздел, просмотрите его словарь. Не обязательно его прочитывать, важно хотя бы ознакомиться. Это позволит вам в случаях, когда вы встретите в тексте формулировку, вызывающую вопросы, вспомнить, что автор позаботился расшифровать её в словаре.

Цель бизнеса

Прежде всего, предлагаю определиться, для чего нам всё это? Какова цель создания и функционирования нашей компании? Я считаю, что любой бизнес создаётся только с одной целью:
Прибыль сегодня и в долгосрочной перспективе.
Простая и понятная цель, любое отклонение от которой является заблуждением. Наиболее часто встречаемый вариант этого заблуждения – подмена первой части «прибыль сегодня» на что-то эфемерное, социальное и т.д.

Я настаиваю: компания НЕ МОЖЕТ нести красоту в мир, создавать рабочие места, дарить счастье и радость, если в компании не организован достаточный денежный поток!
Второй класс заблуждений касается долгосрочных перспектив: очень часто можно встретить желание собственника сократить цель до сиюминутной выгоды.

В этом случае возможны два варианта – либо перед нами не бизнес, а одна из популярных в 90-е годы прошлого века «схемочек», призванных сорвать денег и убежать, либо нет чёткого понимания системы бизнеса, в котором «миграция» по рынкам – часть стратегии.

Структура бизнеса

Бизнес – это система. Компания – это взаимосвязанные части одного большого механизма, каждая из которых решает конкретную задачу на пути к достижению цели (см. выше). И как в любом сложном механизме, некорректная работа одного, пускай даже самого малого, узла приводит к нестабильной работе всей системы. (Желающие убедиться могут подойти к своему автомобилю и срезать ремень ГРМ).
Восприятие бизнеса, как механизма, даёт нам понимание нескольких базовых принципов, которые очевидны, но ускользают от нас каждый раз, когда мы смотрим на нашу компанию. Итак, мы договорились, что

Компания – это сложный механизм (система) для зарабатывания денег сегодня и в будущем.

На основе одной только этой предпосылки можно сделать несколько выводов. Некоторые из них покажутся очевидными, некоторые совершенно нелепыми. Но, как помните, мы договариваемся о базовых понятиях:

Вывод 1: Существуют общие законы существования и развития систем, независимые от окружения: техника, общество, биология и т.д. И бизнес-система этим законам тоже подчиняется.

В качестве примера вспомним уже сломанный нами ГРМ. В форме закона это можно было бы сформулировать так: «Вывод из строя элемента, участвующего в выполнении ключевой функции системы, делает неработоспособной всю систему независимо от количества остальных элементов»

.
Вывод 2: Система создаётся для реализации одной главной функции, и это достигается путём выполнения конечного набора последовательных операций (подфункций). Качество и скорость реализации главной функции зависит от верно выбранной последовательности и качества выполнения подфункций.

Сдвинуть автомобиль = забрать порцию топлива -> взорвать топливо -> передать энергию

Вывод 3: Связи между элементами системы так же важны, как и сами элементы.
Я уверен, в ваших автомобилях стоят неплохие двигатели. Весьма вероятно, вы используете хорошие шины. Но если их не связать в единое целое, то, как бы хороши они не были, автомобиль никуда не тронется.

Вывод 4: В общей массе подфункций существует критичная цепь, обеспечивающая основную функцию и неограниченное количество побочных цепей, улучшающих, мешающих или не влияющих на основную.

Основная функция моего автомобиля – перевозить меня. Подфункция «амортизировать неровности дороги» улучшает основную, «хранить вещи в багажнике» — ухудшает, «воспроизводить музыку» — никак не влияет на ходовые качества и скорость передвижения. Обратите внимание, что если бы основная функция была «демонстрировать мой статус», то влияние подфункций значительно бы изменилось.

Управление бизнесом

Очевидно, что сложная система должна как-то регулироваться. Понимая, что минимальной структурной единицей компании является конкретный работник, разумно предположить, что и управлять (реализовывать функцию управления) будет тоже человек. При этом для всех очевидно, что задача уборщицы – содержать офис в чистоте. Её функция – «чистить офис». Так и у любого управленца есть своя функция.

Задача предпринимателя состоит в том, чтобы построить и поддерживать систему, способную максимально эффективно выполнять свои функции, потребляя при этом минимально необходимое количество ресурсов.

При этом любая компания имеет структурные подразделения, во главе которых стоит управленец. Задача и функция управления проходит через всю оргструктуру компании: генеральный директор организует работу отделов, руководители отделов организуют работу рядовых сотрудников, рядовые сотрудники организуют работу своих инструментов. Чем эффективней реализуется функция управления на каждом уровне, тем лучше работает компания в целом и тем меньше потребляет ресурсов.

Важное замечание: эффективная работа – не означает загруженность на 100%!

Структура этого документа

Если не считать данного раздела и заключения, то документ разбит на четыре части, описывающие компанию с разных сторон, а именно:

  • Бизнес-процессы;
  • Финансы;
  • Люди;
  • Рынок;

Важно понимать, что разнесение в разные разделы не означает, что эти составляющие изолированы друг от друга и могут рассматриваться раздельно. Такое деление весьма условно и продиктовано разницей в подходах к описанию, но не более.
Раздел «Бизнес-процессы» является самым значимым в документе, поскольку процессный подход имеет обширнейший инструментарий для построения и описания эффективных организаций. При этом я абсолютно уверен, что построение структуры процессов первично при рассмотрении любой системы.

Сначала необходимо понять, ЧТО делает система, а потом уже при помощи КАКИХ ресурсов.
«Финансы» следуют сразу же за бизнес-процессами, поскольку, как мы отмечали ранее, являются необходимым условием жизнеспособности компании. Помимо этого описание финансовых потоков очень близко к процессному подходу и во многом перекликается с ним.

Следующим шагом представляется разумным скоординировать людей, составляющих нашу организацию, поскольку без них два предыдущих пункта являются не более чем красивой теорией.
И финальный этап – «рынок», поскольку мы можем производить самый лучший продукт, за самые маленькие деньги усилиями самых талантливых людей, но если он не нужен на рынке, то всё вышеописанное не имеет смысла.
Ещё раз акцентирую внимание, что расположение разделов в этом порядке не означает, что мы сначала делаем одно, потом второе и т.д. Любое наше решение мы ОБЯЗАНЫ рассматривать с этих четырёх точек зрения ОДНОВРЕМЕННО. Представленный порядок – не более чем способ повествования.

Построение эффективных бизнес-систем. Глава 2.1 Бизнес-процессы: Словарь. Поточный подход. Бизнес и трубопроводы

  • Анализ и проектирование систем
Как и обещал, начинаю выкладывать вторую часть «методички». В этом фрагменте общие принципы и подходы, на которые я опираюсь во всех дальнейших размышлениях и выводах.
Построение эффективных бизнес-систем. Глава 1: Введение

Бизнес-процессы

Словарь

Входящий поток – поток, берущий начало за пределами компании и завершающийся внутри её.
Внутренний поток – поток, начинающийся и прекращающийся внутри компании.
Исходящий поток – поток, начинающийся в пределах компании, и уходящий наружу.
Кассовый разрыв – дефицит или отсутствие оборотных средств у компании. Ситуация, когда «в целом» деньги скоро появятся, но в данный момент в кассе ноль.

Поточный подход

Для простоты понимания подхода предлагаю посмотреть на компанию издалека. В буквальном смысле. Если выйти из офиса и отойти метров на 500, то деятельность компании будет выглядеть очень просто: в офис заходят клиенты, озабоченные своими проблемами, а выходят довольные.

Рисунок 1. Работа компании с расстояния 500 м.

Если мы забудем всё, что знаем о нашей компании, то она выглядит, как некая система, основная функция которой – «делать довольными клиентов». В упрощённом виде это будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 2. Схема работы компании.

Но мы договорились, что цель компании – деньги! Поэтому предлагаю подойти немного ближе, и мы увидим, что клиент несёт в компанию свои средства, а уносит готовый продукт:

Рисунок 3. Откуда деньги в компании.

Эти простые схемы преследуют одну цель: проиллюстрировать поточную природу нашей работы. Мы обрабатываем поток клиентов, преобразуя этот поток и трансформируя, выпускаем поток удовлетворённых клиентов. Понимание поточности в бизнесе очень важно, поскольку позволяет нам увидеть взаимосвязи и взаимное действие друг на друга разных элементов нашей системы. В компании очень много потоков: входящий поток клиентов, входящий поток материалов, внутренний поток документов, внутренний поток заготовок и полуфабрикатов, исходящий поток денежных средств, исходящий поток сотрудников. На схеме выше обозначены четыре потока: входящий поток клиентов, исходящий поток клиентов и внутренние потоки продукта и денег.
Если вы уже улавливаете суть подхода и прочли словарь, то должны возразить: «Но поток денег не зарождается внутри компании, он тоже внешний!» В данной ситуации я полностью согласен, что схему надо откорректировать, вынеся начало денежного потока за пределы организации и отделив деньги от клиента. И в нашей жизни всё обстоит именно так: разговариваем мы с одними людьми, а деньги нам переводят другие. Условия ставит маркетолог, а счета подписывает бухгалтер; цвет выбирает собственник, а оплату производит генподрядчик.
Если уж быть совсем точным, то и продукт также следует отделить, поскольку невероятно редко мы привозим наши конструкции и изделия в кабинет тому, с кем договаривались об их внешнем виде. Финальная схема потоков нашей компании выглядит следующим образом:

Рисунок 4. Исправленная схема потоков.

В дальнейшем, когда вы увидите стрелку на схеме, знайте, что она означает поток. И важно очень ясно понимать, где он зарождается, где заканчивается и кто его контролирует. Именно через потоки (материалов, денег, информации) связаны все звенья нашей системы.

Бизнес и трубопроводы

Нет, в этом разделе мы не будем обсуждать, как правильно организовать подачу воды в наш офис, но мы всё ещё говорим о потоках. Давайте вспомним, как выглядит наша компания с точки зрения структуры отделов:

  • Бухгалтер,
  • Генеральный директор,
  • Дизайнер,
  • Отдел поставок,
  • Отдел продаж,
  • Проектный отдел,
  • Производство,
  • Управление производством.

А теперь, зная, что наша компания обрабатывает потоки, попробуем изобразить схему работы компании с точки зрения поточной структуры. При этом будем считать, что каждый из отделов – это резервуар, а потоки, связывающие их – это трубы. В конечном итоге, мы должны получить некоторую систему, в которую попадают клиенты и деньги, а выходят готовые продукты.
Первый входящий поток – поток клиентов с потребностями. Очевидно, что начинается он где-то на рынке, а заканчивается в отделе продаж, поскольку именно туда обращаются клиенты. Отдел продаж преобразует поток клиентов, «вытаскивая» из них требования и отправляя ожидать готового результата. Таким образом, у нас появляется первый внутренний поток (кстати, информационный) – поток требований клиентов. Начинается он в отделе продаж и следует в Управление производством, для того, чтобы превратиться в техническое задание на производство, отправляемое в цех (фиксируйте, опять преобразование потока: «требования клиента» переходит в «техническое задание»).
Для того чтобы технические задания были точными и разумными, Менеджер производства должен взаимодействовать с проектным отделом и дизайнером. Наименование и содержание потоков в качестве разминки предлагаю назвать самостоятельно. Нет, правда, как вы считаете, какие потоки циркулируют в мини-системе Дизайнер-Менеджеры производства-Проектный отдел?
Цех согласно техническому заданию должен выполнить работы, изготовив готовый продукт, требуемый клиенту. Для этого в цех нужно прежде всего направить поток материалов для работы. Материалы – входящий поток. За материалы надо платить, следовательно, существует исходящий поток денежных средств за материалы. Рядом с ним должен возникнуть внутренний поток денежных средств на оплату работ нашему цеху. Очевидно, что расходованием денежных средств у нас заведует бухгалтер. Кстати, чтобы ему было, что расходовать, предлагаю вспомнить, что у нас есть входящий поток денежных средств.
Если вы уже запутались в потоках, то предлагаю посмотреть на схему на следующей странице. Очень важно понимать, что на Рисунке 5 изображена идеальная схема, то есть то, КАК МОЖЕТ БЫТЬ (или «to be» в терминах описания бизнес-процессов). О том, как происходит на самом деле, мы поговорим чуть позже.

Рисунок 5. Идеальная схема потоков.

На приведённой схеме все потоки разделены на три типа:

  1. Материальные (оранжевый) – потоки физических объектов, которые можно посчитать, потрогать, взвесить.
  2. Денежные (зелёный) – потоки денежных средств.
  3. Информационные (синий) – потоки информации. Безусловно, они могут (И ДОЛЖНЫ!) передаваться в материальной форме, но для них форма неважна: это может быть файл, бумажка, слова.

Здесь и далее эта маркировка используется, как стандартная.
Конечно же, представленная схема сильно упрощена, поскольку отсутствуют потоки денежных средств на зарплату всем отделам, не хватает многих информационных потоков, но мы выделяем, прежде всего, те, которые делают компанию уникальной. Зарплата платится везде, и промежуточные совещания тоже устраивают везде. На схеме изображена уникальная комбинация труб и резервуаров, которая создаёт необходимую нам систему.
Следующим шагом при обработке таких схем и построении на их основе реальных эффективных компаний следует математический расчёт для каждого потока. Жизненно важно знать и понимать, с какой скоростью движутся потоки через каждое из звеньев организации. Почему именно, мы рассмотрим далее.

Комментарии закрыты