Контент

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

+7 (903) 755 40 30

7554030a@mail.ru

7554030a@mail.ru

СПЕЦИАЛИСТ ТЕНДЕРНОГО ОТДЕЛА

Компетенции специалиста тендерного отдела.

 

«Федеральная контрактная система не прощает невежество». Надо понимать, что менеджер по тендерам должен как минимум, соответствовать определенным критериям, требуемым для данного вида деятельности. И все попытки взять на эту работу человека с малым опытом, просто прочитавшего закон и сыгравшего пару десятков тендеров, закончатся глобальной финансовой катастрофой.

Это может быть потеря обеспечения, которое исчисляется сотнями тысяч рублей, попадание в реестр недобросовестных поставщиков, налагаемый штраф со стороны заказчика, арбитражное разбирательство и многое другое.

Таким образом, вырисовывается некий общий портрет менеджера по работе с тендерами, который Вас не подведет и в трудный момент его компетенция позволит выйти из сложной ситуации. Предлагаю в ходе этой статьи более точно понять, что данный профессионал должен уметь делать, как развиваться, чему соответствовать. Мне очень нравится собственная фраза, определяющая работника отвечающего за тендеры «Такой специалист должен четко знать что и как он делает. Если не знает, имеет представление, где посмотреть. И делает, делает, делает!»  Но это мое мнение, а мы постараемся разработать, не много ни мало, общие стандарты такого сотрудника. Приступим.

Начнем с того, что Специалист по тендерам должен постоянно заниматься личным и профессиональным развитием. В этой сфере, как нигде в другой, требуется постоянное повышение квалификации. Меняются законы, вводятся уточняющие нормативно-правовые акты, некоторые нормы утрачивают силу, появляется уточняющая правовая практика.

Все это, в обязательном порядке, должен знать и уметь применить Ваш «специалист по торгам». Далее, работник должен иметь за плечами опыт достигнутых высоких результатов. Это могут быть первоклассные тендерные проекты, победные результаты крупных аукционов и конкурсов, возможно, подтвержденное большое количество процедур, подготовленных этим специалистом. Несмотря на небольшое количество побед, а они обязательно должны быть, опыт проведенных разнообразных процедур – это тоже квалификация. Не сомневайтесь! Я говорил и говорю, что ответственность за победу лежит не только, а даже не столько на «тендерном специалисте», а сколько на многих других отделах компании. Юристы смотрят юридические тонкости, технические специалисты подбирают аналоги, закупщики дешево приобретают товар, логисты снижают издержки и так далее. Надеюсь, теперь понятно, почему не правильна позиция тех компаний, которые за победу спрашивают только с «тендерщика».  Ладно, продолжаем! «Визитной карточкой» может быть работа в крупной, известной, преуспевающей компании – это тоже своего рода достижение. Участие потенциального специалиста во всевозможных тематических конференциях.

Приветствуется опыт собственных выступлений, хотя отмечу, как не обязательный пункт. Есть мнение, что непрерывно совершенствуясь в какой-то определенной сфере, однозначно улучшаются и другие личностные показатели. Из чего мы, соответственно можем сделать вывод, что профессионально  развивающийся тендерный специалист принесет пользу  и в остальной деятельности компании и подойдет организации как личность. Сюда же, к развитию припишем сертификаты по обучению и повышению квалификации. Они должны быть!  И их не должно быть один или два. Спросите почему?  Все просто: 44-ФЗ постоянно дополняется и меняется, помимо него, закупки регулирует еще и 223-ФЗ, что бы ориентироваться в 223-ФЗ, нужно знать Гражданское законодательство и 135-ФЗ, а также Постановления Правительства РФ, Минэкономразвития, Минфина, практика ФАС и это еще далеко не все. Так что подумайте сами, достаточно ли 1-го или 2-х курсов переподготовки. Вряд ли!

Далее, неплохо было бы наличие у такого работника профессиональной цели. Попытаюсь объяснить, почему должна быть цель. Человек, развивающийся и стремящийся к амбициозной цели – высокомотивированная и целеустремленная личность, а это именно то, что нужно в этой области.

Естественно цели могут быть разными, но они обязательно должны быть. Например, выиграть миллиардный конкурс, стать лучшим в тендерной отрасли, победить в самом крупном конкурсе за год или в истории, выиграть самое большое количество аукционов и так далее, но это не должна быть цель – хочу стать начальником отдела по тендерам. Это очень мелко и не амбициозно, такие цели не мотивируют и ни к чему не ведут.

Переходим к врожденным данным. Рост, вес, конституция, походка, осанка не имеет никакого значения. Главное человек должен выглядеть хорошо.  Что значит хорошо? Как минимум, чистая одежда и обувь, ухоженное лицо и отсутствие неприятного запаха. Если человек не смотрит за собой, у него нет шанса общаться с государственными заказчиками, а если нет шансов выстраивать долгосрочные отношения с ними – не будет развития.

Отношения в ГОСЗАКАЗЕ выстраиваются очень аккуратно, долго и системно.  Далее, отвечу на часто возникающий вопрос: «Женщина или мужчина, тоже значения не имеет!» Знаю хороших, сильных специалистов и того и другого полового признака.  Но на что следует обратить внимание, так это на общекультурные ценности: погрызанные или не стриженные ногти, грязные, немытые волосы, мятый гардероб – все это говорит о том, что такой претендент нам не подходит. И обратите внимание на драйв и тонус претендента на должность Специалиста по тендерам.

Жизненная энергия требуема в данном виде деятельности. Большое количество информации, огромное количество играемых процедур, азарт, но в то же время спокойствие и выдержка – желаемые черты характера нашего потенциального героя. Соответственно, если человек имеет лишний вес, но при этом следит за собой, энергичен, целеустремлен, настойчив и соответствует вышеуказанным требованиям -  ничего страшного, пробуйте.

Следующим моментом достойным внимания считаю карьерный цикл. Как говорилось выше, сотрудник должен постоянно, безостановочно развиваться. Начало карьеры – оно может быть профильным, может быть не профильным. А дальше только вверх. Рост, рост и снова рост. Никакой деградации!

Обращаем внимание на тендеры, указанные в активе.  Для постоянного развития в сфере ГОСТОРГОВ, специалист по тендерам должен иметь опыт участия не только в электронных аукционах, но и в открытых конкурсах, а также в запросах котировок. При этом суммы выигранных контрактов должны быть в большом диапазоне. Например, аукцион на 2 миллиона рублей, очень сильно отличается от аукциона на 10 млн. рублей, запрос котировок на 500 тысяч рублей по документации не идет ни в какое сравнение с документацией по открытому конкурсу на 1 млн. рублей и так далее. В активе не должны быть только маленькие выигранные процедуры. Это как с подходом к штанге, берем вес за весом. Сначала победа в котировках, затем небольшие аукционы, потом большие, далее крупные, многомиллионные конкурсы.

Далее – возраст. Время и возраст имеют большое значение. Тендер-менеджер не должен быть слишком молод. Из рассматриваемого ниже материала, мы поймем, что минимально значимый опыт в этой области должен составлять не менее 5 лет, пять лет упорной, напряженной, интенсивной работы. Соответственно возраст, на мой взгляд, ниже 25 лет вряд ли будет оптимальным.

Рассмотрим коммуникационные возможности и личные качества претендента. Тендер-менеджер должен уметь говорить, невозможность связать слова в более или менее приличное предложение, большой минус. Умение говорить требуется везде: на переговорах с заказчиком, на переговорах с конкурентами, на конференции с партнерами, с чиновниками разного статуса, с представителями антимонопольных структур, на обучении с лектором, при взаимодействии с отделом закупок или маркетинга, с техническим отделом и можно назвать еще очень много мест, где такое умение будет востребовано. Что нужно знать?

На мой взгляд, надо уметь поддерживать беседу о законах, регулирующих ГОСЗАКУПКИ, практике ФАС, арбитражной практике, готовящихся законодательных изменениях и тому подобное. Чем в больших темах человек подкован, тем лучше. Тем быстрее настроится нужная коммуникация с нужным человеком. Часто бывает, что «тендерщик» просто не может правильно донести концепцию до технического отдела и предложение на тендер не будет конкурентоспособным.  Не умение сформулировать мысль и задать вопрос на конференции, не позволит получить ответ на насущный вопрос. Примеры могу приводить бесконечно.

 

Вы думаете на этом все? Нет, все только начинается. Будет еще много нужной и полезной информации. И самое главное все должны понять, что это не подсказка HR –отделу, а руководство к действию для тех начинающих Специалистов по тендерам, которые только начинают свою профессиональную деятельность. Конечно, следует учитывать, что это моя субъективная точка зрения. Но она основана на 10 летней практике работы в сфере закупок государства, а также руководстве тендерными отделами с большим количеством специалистов. Поэтому, мне кажется, я знаю, о чем говорю.

Мы закончили на том, что специалист по торгам должен уметь говорить и правильно формулировать свои мысли. Далее, на мой взгляд, он должен обладать умением понимать своего собеседника. Разобраться в существе вопроса, который ему пытаются донести. Не перебивать, не отвлекаться, не делать выводов, не дослушав собеседника до конца. Этому, конечно, надо учиться, но это надо делать. Могу привести массу примеров, когда не умение понять других людей может привести к серьёзным последствиям. Коммуникация с юристом компании, часто заканчиваются словами «Ладно, понял», при этом, не вникнув в слова, тендерный специалист ставит под удар всю компанию. А как сложно говорить с отделом закупки… 

Много раз мне приходилось выслушивать истории о том, как при выполнении государственного контракта подвела служба снабжения, а те в свою очередь, оправдывались, что предупреждали. Такое бывает очень часто - один сказал, другой не услышал или не так понял, как следствие расторгнутый контракт, реестр недобросовестных поставщиков, финансовые потери. Одно из решений – задавайте больше вопросов.  Не стесняйтесь показать свою некомпетентность. Смело спрашивайте и слушайте внимательно ответы.  Умение слушать и слышать убережет Вас от множества ошибок.

Переходим к умению налаживать коммуникации. Очень важный момент в общении с государственным заказчиком. Если Вы умеете это делать, то вы всегда договоритесь обо всем, что нужно, на интересных для Вас условиях. Запомните, Вы всегда можете договориться! Я много говорил о том, что данная сфера очень регламентирована. Шаг вправо, шаг влево, прыжок вверх от  закона – все финансово карается заказчиком. Но нужно помнить о том, что государственный заказчик такой же человек, как и мы с Вами. Переговоры могут быть сложными, не всегда заказчик на 100 % идет навстречу, но повторяю – Договориться можно всегда! Старайтесь, не опускайте руки, отстаивайте свои интересы. Хорошими переговорщиками становятся со временем. Больше опыта, больше переговоров, больше встреч. В случае, если чувствуете отсутствие достаточного словарного запаса, читайте больше книг, учитесь, слушайте аудиокниги, ходите на тренинги. Тренироваться нужно много, чем больше тренировок, тем лучше результат. А результатом здесь может быть ГОСЗАКАЗ на сотни миллионов рублей. Лакомый кусок!

Теперь поговорим об опыте собственных публичных выступлений. В прошлой статье я упомянул, что данный пункт не является приоритетным. Это действительно так, но такой опыт все равно приветствуется. Задать вопрос на конференции или семинаре, дать комментарий на изменение в законе, выступить на партнерском форуме, донести позицию руководству на внутреннем совещании, отстоять позицию на заседании ФАС.

Вот те случаи, когда умение выступать публично очень пригодится. Отдельная история – выступление на вебинарах. Такое умение может пригодиться в отдельных случаях, когда дистанционно следует донести свою позицию или точку зрения, либо обучить кого-то.  Как резюме – без такого умения будет сложно. Но тут тоже решение очень простое. Тренироваться, больше тренироваться. Почитайте профильную литературу и практикуйтесь. И не бойтесь. Многие бояться большой аудитории, входят в ступор перед большим количеством людей. Прочь сомнения, переступите через них. И вперед!

Но не следует забывать о зависимости умения выступать от словарного запаса. А также от грамотности. Если устная грамотность будет «хромать», выступление запросто может пойти не так, как Вы предполагали. За этим требуется следить. Как и в случае с умением вести переговоры, здесь решением будет читать больше книг, особенно классической литературы.

Это действительно решение вопроса. В случае, если Вы отправляете письмо государственному заказчику, используйте программы проверки текста. Нет ничего хуже не грамотного письма. Правда, хорошие письма, это тоже приобретенный навык. Следует учитывать, что письма, бумажные и электронные, переписки, документы, отчеты – это тоже Ваш показатель. Заказчики, коллеги, ведомства любят краткие, понятные письма, где все написано по существу, доходчиво и ясно.

Теперь об умении быстро и в больших количествах воспринимать информацию. Тут, никто спорить не будет. Тендер-менеджер «лопатит» просто горы информации в Единой информационной системе.  Текущие конкурсы и электронные аукционы, планы-графики, планы закупок, реестры заключенных государственных контрактов, реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, реестр банковских гарантий, нормативно-правовые акты и так далее. Это далеко не полный перечень всех документов, которые следует постоянно изучать менеджеру по работе с тендерами. Совет здесь такой – старайтесь быстро воспринимать информацию, концентрируйтесь на важных моментах, пропускайте воду, игнорируйте типовые моменты. Таким образом, Вы сможете анализировать под сотню тендеров в час и быстро принимать решение о целесообразности участия.

При анализе контракта акцентируйтесь только на важных подпунктах, есть информация, которая типовая и присутствует в каждом контракте, смело пропускайте её, например, информацию о форс-мажоре или решении споров. При ознакомлении с жалобами важен предмет жалобы и решение антимонопольного органа, в случае массового отбора по заданным критериям, этот совет позволит в разы уменьшить время обработки. Надо понимать, что такие документы как жалобы, контракты, документации, исчисляются десятками тысяч. Вот такой объем.

Пунктуальность. Очень важная черта тендерного специалиста. Плохой Специалист по тендерам – не пунктуальный Специалист по тендерам. Это одна из главных характеристик для нашего героя. Надо быть пунктуальным по жизни и воспитывать, воспитывать в себе это личное качество. Приходить на работу вовремя, успеть сделать нужные звонки перед началом электронного аукциона, вовремя подать заявку или запрос на разъяснение, вовремя отправить письмо, не забыть подписать контракт. Все это надо делать вовремя и в срок. Поскольку сфера ГОСТОРГОВ, жестко регламентированная сфера, здесь сроки имеют невероятно важное значение. «Забывчивость» в определенные сроки подписать контракт приведет к внесению в реестр недобросовестных поставщиков, опоздание на несколько минут к началу аукциона, может привести к проигрышу.

Первый пункт Правил гласит: «Не опаздывать!» . Лучше прийти раньше, чем опоздать. Торги не прощают безалаберность и не пунктуальность. Точным следует быть всегда.

Следующий очень важный навык – правильно распределять обязанности внутри отдела, умение делиться частью работы с сотрудниками, коллегами. Тендерная сфера очень ёмкая область, с наличием огромного количества функциональных действий. Один человек просто физически не может уследить за всеми сроками, действиями, регламентами, изменениями, документами и так далее. Функции должны быть четко разделены и прописаны в должностных обязанностях.

Кто осуществляет поиск тендера, кто его анализирует, кто распределяет функции, кто корректирует участие, кто готовит конкурсную заявку, кто подает запросы на разъяснения, кто общается с заказчиком, кто анализирует результаты – функции должны быть четко распределены и делегированы соответствующим лицам. Тендер-менеджер должен фокусироваться на главном. Главное – это правильно подготовленная заявка и допуск к торгам. Остальное распределяйте.

Умение находить правильную мотивацию для себя, подчиненных, партнеров, заказчиков – высококлассный навык для сотрудника тендерного отдела. Нельзя ориентироваться только на денежную мотивацию. Сферу государственных закупок сложно назвать сверхмаржинальной сферой, поэтому, конечно следует использовать и другие виды мотиваций. Поощрения, подарки, словесное одобрение, вознаграждение, взыскание за невыполненную задачу, штраф, выговор - тоже своего рода мотивация, которая касается в первую очередь коллег.

Естественно сотрудники компании хотят мотивироваться только за счет увеличения заработной платы, но этому надо препятствовать, разрабатывая и вводя новые формы поощрения. Отдельная история – мотивация заказчика. Я думаю это тема отдельной статьи, где мы рассмотрим точку баланса между противозаконными и законными действиям специалиста по государственным торгам.

Кажется, сегодня мы рассмотрели еще одну порцию очень важных, нужных, значимых навыков и умений, обязательных для Специалиста по тендерам. Но мы все же не закончили, и будем далее, детально рассматривать, под мощной лупой, этот вид деятельности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *